0rientasi

Orientasi adalah program yang dirancang untuk menolong karyawan baru (yang lulus seleksi) mengenal pekerjaan dan perusahaan tempatnya bekerja. Program orientasi sering juga disebut dengan induksi. Yakni memperkenalkan para karyawan dengan peranan atau kedudukan mereka, dengan organisasi dan dengan karyawan lain. Orientasi dilaksanakan karena semua pegawai baru membutuhkan waktu untuk dapat menyesuaikan diri atau beradaptasi dengan lingkungan kerjanya yang baru.

Orientasi bertujuan untuk mempercepat masa adaptasi sehingga karyawan baru dapat bekerja lebih cepat dan lebih baik. Program orientasi dirancang untuk memberikan kepada karyawan baru informasi yang dibutuhkannya agar dapat bekerja dengan enak dan efektif dalam organisasi. Tujuan orientasi adalah untuk mendapatkan SDM yang dapat melakukan pekerjaan secara tepat.

Sasaran-sasaran utama orientasi adalah mengulangi kecemasan awal yang dirasakan oleh semua pekerja baru untuk memulai pekerjaan baru, untuk mengakrabkan karyawan baru dengan pekerjaannya, unit kerjanya dan organisasi sebagai keseluruhan, dan agar mempermudah peralihan dari luar ke dalam. Pada dasarnya program orientasi bagi karyawan baru sangatlah mutlak diperlukan baik ditinjau dari sudut kepentingan perusahaan maupun karyawan itu sendiri yang tujuan pokoknya agar setiap karyawan baru:

§ Dapat beradaptasi dan berinteraksi dengan kondisi lingkungan yang baru dimasuki

§ Dapat memahami organisasi dan budaya perusahaan (visi, misi, nilai inti dan kegiatan operasionalnya),

§ Mempunyai kesamaan pola (paradigma) pikir dan terakhir,

§ Sebagai bekal sebelum yang bersangkutan bertugas di tempat kerjanya masing­ masingDessler (2003) menyampaikan bahwa program orientasi yang diberikan kepada karyawan baru saat mereka pertama kali masuk kerja setidaknya mempunyai tujuan antara lain:

§ Untuk mengurangi biaya di mana orientasi diharapkan mampu membantu karyawan baru agar cepat incharge dalam pekerjaannya.

§ Mengurangi kecemasan. Kebanyakan karyawan mengalami kecemasan ketika masuk ke dalam situasi kerja yang baru. Pengalaman menghadapi kecemasan ini berpengaruh padanya dalam mempelajari pekerjaannya. Orientasi membantu karyawan untuk mengatasi kecemasan tersebut dengan membantu karyawan dengan memberikan pedoman yang dibutuhkannya untuk dapat bekerja dengan baik.

§ Mengurangi turn over karyawan. Karyawan pindah kerja karena merasa tidak dihargai atau merasa tidak berada pada posisi yang tepat pada pekerjaannya. Program orientasi menunjukkan bahwa perusahaan menghargai karyawannya dan membantu menyediakan alat / fasilitas yang dibutuhkan untuk dapat sukses dalam pekerjaannya.

§ Menghemat waktu untuk supervisi. Program orientasi karyawan baru membantu karyawan untuk cepat memahami pekerjaannya sehingga bisa langsung incharge dalam kerjanya. Supervisi atau atasannya tidak perlu menyediakan waktu yang lama untuk melakukan mentoring agar mereka dapat bekerja sesuai harapan.

§ Membangun harapan yang positif terhadap pekerjaannya, sikap yang positif dan kepuasan kerja. Sangatlah penting bahwa para karyawan belajar sesegera mungkin apa yang menjadi harapannya, apa yang diharapkan padanya, selain belajar tentang nilai dan sikap yang ada dalam organisasi. Jenis orientasi yang diberikan kepada karyawan baru ada dua macamnya yaitu orientasi organisasi dimana orientasi dimaksudkan untuk memberitahu karyawan mengenai tujuan, riwayat, filosofi, prosedur dan pengaturan organisasi tersebut, serta orientasi unit kerja yang dimaksudkan untuk mengakrabkan karyawan itu dengan sasaran unit kerja tersebut, memperjelas bagaimana pekerjaannya menyumbang pada sasaran unit itu dan mencakup perkenalan dengan rekan-rekan kerja barunya.

Tak ada format yang jelas tentang materi yang harus diberikan pada program orientasi, namun mengacu pada Astra International dalam buku panduannya menyebutkan bahwa program orientasi meliputi :

1. Company yaitu memahami visi, misi, nilai inti, organisasi dan sistem manajemen yang digunakan.

2. Customer & competitor dengan fokus materi pada pengenalan siapa pelanggan dan pesaing perusahaan.

3. Customes & manners yaitu berisi kebiasaan dan peraturan tak tertulis.

4. Teams dengan materi pengenalan karyawan dan pekerjaan / proses kerja di bagiannya.

5. Company regulations yaitu pengenalan etika kerja, serta peraturan-peraturan perusahaan yang tertulis.

6. Job yaitu pengenalan pekerjaan yang akan dilakukan.

7. Facilities yaitu pengenalan tentang segala macam fasilitas perusahaan dalam rangka menunjang kerja.

Pengalaman penulis dalam melakukan orientasi karyawan baru, program ini menggunakan dua metode yaitu :

1. Pembekalan inhouse training

Selama satu minggu penuh semua karyawan baru diberikan pelatihan in house dengan materi meliputi :

- Latar belakang perusahaan meliputi sejarah perusahaan, visi-misi dan nilai inti.

- Etika bisnis mencakup prinsip dasar etika bisnis dan pelasanaannya.

- Proses bisnis perusahaan meliputi proses bisnis secara global, proses bisnis di perusahaan, pembekalan dasar tentang Management System dan Quality Management.

- Fungsi masing-masing departemen dan divisi yang meliputi pengetahuan tentang struktur organisasi dan penjelasan fungsi dan divisi yang ada di perusahaan, seperti divisi pengembangan bisnis, divisi rekasa, divisi pemeliharaan alat, divisi produksi dan sebagainya.

- Pengelolaan sumber daya manusia seperti sistem seleksi, sistem pelatihan, kepersonaliaan dan sebagainya.

- Sistem manajemen yang diterapkan oleh perusahaan seperti ISO 9000 -14000, PPSM dan TPM.

- Tanggung jawab sosial perusahaan.

2. On the job training

Program ini dilakukan dengan bekerja sama dengan departemen terkait dalam mensupervisi karyawan baru agar dapat incharge di tempat kerjanya. Pembimbing karyawan baru adalah manager departemen terkait (dapat diwakilkan fungsional di departemen tersebut) melakukan supervisi karyawan baru di tempat kerjanya / di lapangan. Mereka bertindak sebagai pembimbing utama. Pembimbing kedua adalah departemen HRD yang bertugas memantau pelaksanaan on the job training, membuat jadwal presentasi bagi karyawan baru tersebut di hadapan manajemen, memonitoring pelaksanaan penilaian kinerja karyawan baru tersebut dan melakukan proses pengangkatan menjadi karyawan tetap.

Selama on the job training, para karyawan baru diberi tugas untuk mengerjakan suatu proyek. Sebelum dinyatakan menjadi karyawan tetap, karyawan baru diharuskan mempresentasikan proyeknya dihadapan manajemen perusahaan tersebut.Keberhasilan pelaksanaan program orientasi sangat tergantung pada karyawan baru dan organisasi yang menerimanya. Keberhasilan program orientasi dapat ditandai oleh empat hal utama yaitu pertama karyawan baru merasa mantap atau kerasan dan karyawan lama menerima karyawan baru tersebut dengan baik kedua karyawan baru mampu memahami organisasi dalam makna yang luas (masa lalu, masa kini, budaya dan visi ke depannya); ketiga fakta kunci seperti kebijakan dan prosedur yang jelas mengenai apa yang diharapkan dalam pekerjaan; dan keempat karyawan baru arus bisa mulai menjalankan proses untuk membiasakan diri dengan cara perusahaan bertindak dan melakukan banyak hal (Dessler, 2003)